Time management

with No Comments

Er wordt vaak geklaagd over de toenemende stress en hectiek van de afgelopen decennia. Het klopt ook dat een mens gemiddeld veel meer activiteiten per etmaal onderneemt dan vroeger. Daarnaast zijn we gewend aan de van en bereikbaarheid. Als alle taken en verantwoordelijkheden je te veel worden, dan is het belangrijk om je tijd beter in te delen zodat je productiever bent. Je zult zien dat je ’s avonds onverwacht toch nog tijd overhoudt.

Time management heeft een belangrijke overeenkomst met yoga en meditatie: juist de drukte mensen onder ons kunnen dit het beste eens proberen, en juist die mensen hebben er ook geen tijd voor (ironisch genoeg). Maar ook als je het (nog) niet al te druk hebt, is belangrijk. Als je jezelf nu goede gewoontes aanleert, hoef je dat niet voor het eerst te doen wanneer je al met je tijd in de knel komt. Bovendien is het nu ook al fijn om extra tijd over te houden, toch?

 

Er zijn gelukkig enorm veel handige manieren om beter en productiever met je tijd om te gaan.

  • Er zijn diverse methodes ontwikkeld om je tijd strak in te delen en in kaart te brengen waar je je tijd aan besteedt. Een simpele om direct toe te passen is de Pomodoro-methode: komt neer op 25 minuten ongestoord aan één taak, 5 minuten rust. 4 van deze blokken duren dus 2 uur, waarna je een langere pauze houdt van een half uur om bijvoorbeeld wat te eten. Het is ook bij deze methode belangrijk om in je werktijd ongestoord te werken, maar ook om in je pauzetijd je hoofd echt even te ontspannen.
  • Automatiseer je leven! Je kan bijvoorbeeld je e-mail ontvangen op je telefoon, meldingen instellen voor alleen belangrijke (werk) e-mail, je Outlook-agenda overal bij je hebben… Cloud-oplossingen bieden wat dat betreft veel voordelen. Een lichtgewicht laptop of tablet is voor sommigen ook echt een uitkomst. Heb je een blog? Als je een nieuw post, kun je automatisch daar een mooie mail van maken en laten rondsturen naar je subscriber base, net als automatisch je nieuwe blog artikel posten op al je social media, allemaal met één druk op de knop. Zorg wel dat belangrijke dingen altijd beschikbaar zijn, leer bijvoorbeeld je pincode uit je hoofd in plaats van daar een password manager voor te gebruiken.
  • Elimineer alles wat je extra tijd kost. Zoals hierboven genoemd is een password manager bijvoorbeeld handig, omdat je nooit meer je wachtwoorden hoeft terug te zoeken tussen je e-mail of bestanden (of erger nog, kleine papiertjes ergens in huis). Zorg dat je zo min mogelijk junk e-mail krijgt en ruim regelmatig je offline en online bestanden op. Laat je apparaten je wachtwoorden en instellingen onthouden en synchroniseer in plaats van al je apparaten handmatig bij te werken. Zelfs iets onschuldigs als je sleutels altijd zomaar in je tas gooien, kost je extra tijd als je daarna steeds in je tas moet zoeken. Maak dus die extra tijd om te zorgen dat je leven geordend en efficiënt kan verlopen.
  • Routine! Je tanden poetsen doe je ook al sinds je heel jong bent, en inmiddels denk je er niet meer bij na. Hoe veel tijd zou je dagelijkse verzorging wel niet kosten als je overal nog bij na zou moeten denken? Zo kun je ook je werkschema tot een routine maken. Zelf begin ik elke dag met mijn huishoudelijke taken, begin dan aan mijn werk (als eerste half uurtje mail en social media) en eindig elke dag met het opruimen van mijn bureau en het registreren van mijn uren. Zo is alles bijgehouden en vergeet ik (hopelijk) niets. Bepaal je eigen routine, als het maar iets is wat voor jou werkt.
  • Zorg voor je privacy. Niets is zo afleidend als externe factoren: je telefoon, je huisgenoten en de deurbel of huistelefoon. Maak een eigen werkruimte in huis en maak iedereen duidelijk dat je daar niet gestoord wil worden. Laat jezelf ook niet afleiden door spelletjes, social media, meldingen en andere triviale zaken. Bepaal een tijd voor het afhandelen van mail en social media en hou je daaraan. Dit grijpt weer terug op de Pomodoro-methode en andere methodes zoals hierboven beschreven.
  • Werk aan één ding tegelijk! Multitasken lijkt een goed idee om tijd te besparen, maar je laat jezelf afleiden en maakt jezelf wijs dat je productiviteit daar niet onder te lijden heeft. Lunchen met je collega en ondertussen een stukje schrijven? Ga dan gewoon alleen lunchen, of schrijf je stukje een half uur later. Het gepraat met je collega gaat ongetwijfeld ergens anders over dan het onderwerp waar jij je op moet concentreren.
  • Zowel op je werk als thuis is het belangrijk dat je niet te veel hooi op je vork neemt, zeker niet als je ziet dat anderen om je heen je makkelijk kunnen helpen. Je directe collega’s, maar ook je partner, hebben er allemaal belang bij dat jij slaagt in je werkzaamheden en kunnen soms best bepaalde taken van je overnemen. Hou wel in de gaten dat de mensen die jij aan het werk zet, ook daadwerkelijk doen wat ze zeggen te doen.
  • Om te werken, heb je geen koffie, broodjes of sigaretten nodig. Dat zijn dingen die je in je pauze doet. Hou maar eens bij hoe veel tijd je op een dag spendeert met tijdens het werk een broodje eten of iets drinken. Ondertussen kun je niet typen, je gedachten worden afgeleid en bovendien zit je pauzetijd met werktijd te mixen, waardoor je in je pauzetijd minder ontspant. Eet ook bij voorkeur niet aan je bureau, maar ergens anders, zodat je die twee echt van elkaar scheidt. Dat grijpt dan weer terug op het niet-multitasken.
  • Hou eens een week lang in Excel van uur tot uur bij wat je hebt gedaan. Markeer je verschillende activiteiten met verschillende kleuren om in één oogopslag te zien hoeveel tijd je aan die activiteiten besteedt. Maak onderaan een tabel met de totalen. Meestal zie je dan een aantal dingen waar je direct aan kan werken: bijvoorbeeld te veel tijd om op te staan, te weinig tijd voor familie en vrienden, etc. etc. Door dit allemaal in een schema te verwerken, kun je makkelijker leren plannen. Wil je meer tijd met je partner doorbrengen? Dan helpt dit schema te zien of je die tijd kan afhalen van je werktijd of dat je misschien een keer per week minder naar de sportschool zal moeten om dat te bereiken.
  • Beloon jezelf. Je moet sowieso goed voor jezelf zorgen, anders ga je onderdoor aan je werkdruk. Van lekker eten en drinken houden we allemaal, net als van zonlicht en frisse lucht: als je jezelf extra wil motiveren, beloof jezelf dan iets lekkers en gezonds te eten of een frisse wandeling mits je je taken af hebt.
  • Werk niet ad hoc, maar doe zaken op de tijd die jij ervoor ingepland hebt. Daarvoor is het nodig dat je niet achterloopt op de zaken, anders zal je je planning overhoop moeten gooien. Verzamel je e-mail in je inbox en je post op een vaste plek op je bureau, en ga deze pas afhandelen als je daar tijd voor ingepland hebt. Doe dan alle post en e-mail in één keer zodat je er voor nu weer helemaal van af bent.
  • Werk niet eindeloos aan dingen, en denk niet eindeloos over dingen. Eindeloos aan dingen werken betekent dat je niet efficiënt bezig bent. Misschien loop je vast of ben je perfectionistisch. Ga heel even iets anders doen voor een half uur en bijt je er dan weer in vast tot je het af hebt. Eindeloos aan dingen denken betekent uitstelgedrag, en dat is een stuk simpeler op te lossen. Elke keer dat je er immers aan denkt, kost je energie. Zes keer aan iets denken is veel vermoeiender dan er één keer aan denken en het dan direct doen. Daarna is het ook uit je gedachten.
  • Hou een to-do lijst bij, apart van je agenda. Op je to-do lijst kun je al je taken bijhouden en in je agenda alleen je tijdgebonden afspraken en deadlines. Dat scheelt tijd bij het opzoeken van je afspraken en het geordend houden van je leven. Een to-do lijst kun je trouwens ook vervangen door een task management programma. Er zijn veel goedkope en gratis opties verkrijgbaar waarmee je al je taken netjes kunt bijhouden, deze programma’s bieden je veel meer opties dan een simpele lijst. Voorbeelden zijn Wunderlist en Asana. Zelf heb ik Asana, maar het fijnste vind ik nog steeds mijn whiteboard, waar ik steeds tegenaan kijk en maar al te graag dingen vanaf veeg. Iedereen zijn eigen manier!
  • Meta-werken. Als je je werk afhebt, ben je nog niet klaar. Alle bovenstaande punten zijn zogenoemde ‘verbeterpunten’ die je niet zomaar in één dag hebt doorgevoerd in je leven. Afgezien van de punten genoemd in dit artikel zijn er ontelbare dingen te bedenken waar je aan zou kunnen werken, zoals organisatie, persoonlijke conditie, belangrijke klussen in huis of je relatie. Kijk daarom dagelijks of wekelijks, nadat je klaar bent met je werk, naar je verbeterpunten en werk er steeds één af voor je aan de volgende begint. Zorg dat je verbeterpunten concreet zijn, zoals ‘echt aandacht hebben voor mijn partner als we samen tijd doorbrengen’ in plaats van ‘meer moeite doen voor mijn relatie’. Begin pas aan je volgende verbeterpunt als het vorige van je lijst echt in je leven is geïntegreerd en je dus niet weer terugvalt in je oude situatie.
  • Hou tijd in je agenda vrij voor ad hoc werk dat je niet kan vermijden. Je weet zelf het beste hoe veel tijd per week je bezig bent met zaken die nú opgelost moeten worden. Als je iets gaat doen dat op je eigen planning staat en dat belangrijk is, geef dan aan dat je voor die tijd niet gestoord kan worden. Zet dan ook je telefoon uit, sluit Outlook en doe je kantoordeur dicht.
  • Verlaag de drempel voor jezelf om taken op te pakken. Soms zet ik iets op mijn to-do lijst als ‘Aanvraag financiering indienen’. De drempel om dit op te pakken is bijzonder hoog, bovendien is dit een project dat weken duurt omdat er van te voren nog allerlei zaken moeten gebeuren. De formulering ‘aanvraag indienen’ is dan ook veel te vaag en geeft geen inzicht in de voortgang van die taak. In een task management app kun je dit oplossen door te werken met subtaken: ‘aanvraag indienen’ krijgt dan bijvoorbeeld de subtaken ‘benodigde documenten verzamelen’ ‘overzicht inkomen uitprinten’ ‘ondernemingsplan herzien’ en ‘uiteindelijke aanvraag op de post doen’. Je overzicht is zo veel beter en de drempel om een taak op te pakken veel lager. Werk je met een simpele to-do lijst, dan kun je dit natuurlijk ook zo op je lijst zetten.
  • Hou een kladblok, Office-document of whiteboard bij met alle openstaande zaken. Alles waar je op wacht schrijf je hier op, zodat je dit niet in je hoofd hoeft te houden. Je denkt het misschien niet te merken, maar alle kleine dingen die je in je achterhoofd moet houden, kosten je de hele dag door energie.

Het is begrijpelijk dat je al genoeg aan je hoofd hebt en niet ook nog bezig wil zijn met extra gedachteprocessen om efficiënter te leren werken. De reden dat je dit artikel leest, zal waarschijnlijk te maken hebben met het feit dat je het druk hebt. Maar het wijst er ook op dat je openstaat voor een efficiëntere aanpak. Pak het stap voor stap aan en implementeer één van deze punten tegelijk. Begin met de dingen waarvan je denkt dat die je het meeste extra tijd gaan opleveren. Juist door langzaam maar zeker beter met je tijd om te gaan, zul je het straks minder druk hebben.

Over time management is gelukkig veel geschreven. Daarnaast kunnen wij je ook helpen je tijd beter in te delen, door met je mee te kijken naar waar het op dit moment het meest wringt. Neem gerust contact met ons op om een afspraak te maken.


Leave a Reply